オフィス移転を計画している際、多くの企業が気にするのが「二重家賃が発生するのではないか」という問題です。二重家賃とは、現オフィスと新オフィスの両方に賃料がかかる期間が発生することで、特に移転スケジュールがタイトな場合や契約条件が厳しい場合に発生しがちです。本記事では、オフィス移転における二重家賃が発生する原因やその回避方法について解説します。
二重家賃が発生する主な理由
1. 現オフィスの契約条件
多くの賃貸契約では、解約の際に「解約通知期間」が定められています。一般的に、解約の通知は1～3か月前までに行う必要があり、その期間中は賃料を支払い続ける義務があります。そのため、新オフィスへの入居時期と現オフィスの解約時期が重なることで、二重家賃が発生します。
2. 新オフィスの契約条件
新オフィスの契約では、契約開始と同時に賃料が発生するケースがほとんどです。内装工事や設備設置のために契約開始日を早める必要がある場合、実際の入居開始まで賃料を支払う期間が発生し、これも二重家賃の一因となります。
3. 移転スケジュールの調整不足
内装工事や什器の移設、IT設備の設置など、オフィス移転には多くの準備作業が必要です。これらのスケジュール調整が難航すると、新オフィスへの本格稼働が遅れ、その間の賃料が無駄になる可能性があります。
二重家賃を回避する方法
二重家賃を避けるためには、計画的な準備とスケジュール調整が重要です。以下のポイントを参考にしてください。
1. 解約通知を早めに行う
現オフィスの賃貸契約書を確認し、解約通知期間を把握しておきましょう。通知が遅れると解約時期が後ろ倒しになり、その分だけ賃料が発生します。計画的に解約通知を出すことで、二重家賃を最小限に抑えられます。
2. 新オフィスの契約条件を交渉する
新オフィスの契約開始日については、賃貸契約時に柔軟な対応を交渉することが可能な場合があります。たとえば、内装工事や設備設置期間中は賃料を減額する「フリーレント（賃料免除）」を交渉することで、無駄なコストを削減できます。
3. 移転スケジュールを効率的に調整する
オフィスの内装工事、什器や備品の移設、IT設備の設置などを短期間で効率的に行えるよう、スケジュールを綿密に組みましょう。専門業者に依頼することで、作業を効率化し、無駄な賃料発生を防ぐことができます。
4. フリーレント期間を活用する
フリーレントとは、契約期間のうち一定期間の賃料を免除する制度で、多くの賃貸物件で交渉可能です。新オフィスの契約時にフリーレントを取り入れることで、実際の入居日までの賃料負担を軽減できます。
5. 移転コンサルタントの活用
オフィス移転のプロフェッショナルであるコンサルタントに依頼することで、契約条件の交渉やスケジュール調整を効率的に行えます。二重家賃を回避するためのアドバイスや手配を任せることで、移転全体をスムーズに進めることが可能です。
二重家賃が発生した場合の対処法
万が一、二重家賃が発生してしまった場合でも、以下のような方法で負担を軽減することができます。
1. フリーレントの後付け交渉
すでに二重家賃が発生している場合でも、大家や管理会社に事情を説明し、フリーレント期間の延長や減額交渉を試みる価値があります。
2. 現オフィスの短期サブリース
現オフィスの賃貸契約がまだ継続中の場合、一時的に他の企業や個人に貸し出す「サブリース」を検討する方法があります。ただし、契約条件によってはサブリースが禁止されている場合もあるため、事前に確認が必要です。
3. 移転スケジュールの一部変更
移転作業の一部を先延ばしにして、新オフィスの稼働開始を早めることで、余計な賃料を抑えることができる場合があります。
まとめ
オフィス移転では、計画が不十分だったり契約条件の確認を怠ると二重家賃が発生するリスクがあります。ただし、解約通知のタイミングや契約交渉、スケジュール管理を徹底することで、二重家賃を最小限に抑えることが可能です。また、フリーレントの活用や専門業者のサポートを得ることで、よりスムーズな移転を実現できます。
移転にかかるコストを抑えつつ、新しいオフィス環境で快適にスタートを切るためには、早めの計画と準備が欠かせません。これらのポイントを踏まえて、無駄のない移転を目指しましょう。
